Erkenning van sportfederaties en organisaties voor sportieve vrijetijdsbesteding

Wat is het doeleinde van de verwerking?

Wij ondersteunen de Vlaamse Regering, bij de voorbereiding en de evaluatie van het integrale Vlaamse sportbeleid van breedtesport tot topsport, met inbegrip van de medisch verantwoorde sportbeoefening, en voeren het beleid uit. Onze opdracht omvat op basis van het decreet van 7 mei 2004 betreffende het intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid "Sport Vlaanderen" in elk geval:

  1. Sportactoren via subsidiëring of begeleiding ondersteunen.

Sportfederaties en organisaties voor sportieve vrijetijdsbesteding (sportactoren) moeten eerst erkend zijn door de Vlaamse regering om in aanmerking te komen voor subsidiëring.

Het concrete doeleinde van deze verwerking is het erkennen van Vlaamse sportfederaties en organisaties voor sportieve vrijetijdsbesteding (OSV’s) en de activiteiten die daarmee verband houden, zoals de controle van erkenningsvoorwaarden en het opvolgen van die voorwaarden. Vlaamse sportfederaties worden voor onbepaalde duur erkend op basis van erkenningsvoorwaarden. De OSV’s worden erkend voor de periode van een olympiade (4 jaar). Concreet moet een erkende Vlaamse sportfederatie en een OSV een minimumaantal leden hebben om erkend te kunnen worden en nadien erkend te kunnen blijven. Om dat correcte ledenaantal vast te stellen wordt het ledenbestand gecontroleerd zodat er geen dubbeltellingen en fictieve leden zijn.

Met het oog op het controleren van de erkenningsvoorwaarden kunnen wij op elk ogenblik de volledige ledenbestanden, gedeeltelijke ledenbestand of geaggregeerde gegevens raadplegen of opvragen.

De erkenning van en controle op Vlaamse sportfederaties en OSV’s gebeurt onder meer via het controleren van ledenaangiftes van sportfederaties en OSV’s die jaarlijks een ledenbestand indienen via het e-loket van Sport Vlaanderen. De controle door Sport Vlaanderen wordt jaarlijks uitgevoerd conform relevante regelgeving. Het ledenbestand van de Vlaamse sportfederaties en OSV’s moet permanent geactualiseerd worden. Het behoort tot de verantwoordelijkheid van de sportfederaties en OSV’s om hun ledenbestanden correct te beheren en up-to-date te houden.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Dit zijn de categorieën van persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van deze verwerkingsactiviteit:

  • Identificatiegegevens aangesloten leden.
  • Contactgegevens aangesloten leden (adres).
  • Persoonlijke kenmerken ( zoals bv. geslacht, geboortedatum).
  • Uniek identificatienummer (kan het rijksregisternummer zijn).
  • Leefgewoonten en/of vrijetijdsbesteding en/of lidmaatschap (lid sportclub/federatie/ OSV).
  • In voorkomend geval gegevens i.v.m. gezondheid (fysieke/psychische beperking – G-sportclub).

Hoe verkrijgen wij jou persoonsgegevens?

Wij verkrijgen jouw persoonsgegevens via de (erkende) Vlaamse sportfederaties en OSV’s.

Wie ontvangt jouw persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden in beginsel enkel behandeld door de dienst binnen Sport Vlaanderen die hiermee belast is.

Wij werken ook samen met volgende verwerkers die ten behoeve van ons jouw persoonsgegevens verwerken:

Cronos

Hoe lang bewaren we jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw gegevens in lijn met artikel III.87, §2, 3de lid van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

“Tenzij anders is bepaald in de toepasselijke regelgeving, worden de volgende bestuursdocumenten maximaal tien jaar bewaard als ze persoons- gegevens bevatten:

4. De bestuursdocumenten die betrekking hebben op een erkenning, in welke vorm ook. De termijn begint te lopen op het ogenblik dat die erkenning afloopt of is geweigerd.”

Welke rechten heb je bij de verwerking van jouw persoonsgegevens?

De AVG zorgt ervoor dat je een aantal specifieke rechten hebt bij de verwerking van jouw persoonsgegevens:

Recht van inzage

Je hebt altijd het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij over je verwerken.

 

Recht van verbetering

Indien je merkt dat de persoonsgegevens die wij van jou verwerken niet correct zijn, kan je deze gegevens door ons laten verbeteren.

 

Recht van bezwaar

Je kan bezwaar maken tegen deze verwerking. In dat geval wegen wij het algemeen belang af tegen jouw belangen en bepalen wij welke belangen zwaarder wegen. We gaan mogelijk ook na of er bijkomende maatregelen kunnen of moeten genomen worden om ervoor te zorgen dat er tussen die belangen een voldoende evenwicht is.

 

Recht op beperking van de verwerking

Je hebt het recht om de verwerking te beperken:

  1. Als je de juistheid van jouw persoonsgegevens betwist tijdens een periode die ons toelaat om de juistheid van jouw gegevens na te gaan;
  2. Als wij jouw persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken, maar je niet wil dat we jouw persoonsgegevens verwijderen;
  3. Als we jouw persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar je die wel nog nodig hebt voor een gerechtelijke procedure;
  4. Als je bezwaar maakt tegen deze verwerking. Als onze belangen echter zwaarder doorwegen dan jouw rechten en vrijheden, zijn we niet verplicht om de verwerking te beperken.

Vragen, opmerkingen of klachten?

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over:

  • Deze specifieke privacyverklaring en/of over de algemene privacyverklaring?
  • De verwerking van jouw persoonsgegevens?
  • De uitoefening van jouw rechten?

Dan verwijzen wij jou naar de betreffende rubriek “Vragen, opmerkingen, opmerkingen, klachten of rechten uitoefenen" in de algemene privacyverklaring.