Van start tot podium

• Kwalitatieve producten voor sportbegeleiding/training: oefenstof, trainingsmethodieken, praktische trainingsfiches...
• Systemen voor opvolging of prestatiemonitoring van sporters:
• tools/werkwijzen voor feedback, monitoring, talentbegeleiding, badge‑/brevettenwerking…
• Integratie van ontwikkelingslijnen in competitief/participatief aanbod gericht op ontwikkeling van sporters: competitiehervorming, aangepaste formats...
• Samenwerking tussen clubs of netwerken binnen regio’s i.f.v. extra ontwikkelingskansen voor sporters: gezamenlijke trainingen voor specifieke doelgroepen, trainingsprogramma’s met meer of beter gestructureerde trainingsuren, aanbod versterken waar het individueel niet haalbaar is, toegang voor sporters tot expertise…
• Clubversterkende initiatieven in functie van het niveau van de sporter: betere vertaling van aanbod/clubondersteuning om te kunnen excelleren in participatieve context of prestatieve context, toekomstgerichte (financiële) modellen i.f.v. kwalitatievere werkingen.

1. De volledige subsidieaanvraag is tijdig ingediend. De subsidieaanvraag bevat alle informatie vermeld in punt 4 en moet ten laatste op 10 september 2026 om 23u59 digitaal ingediend worden via het subsidieplatform binnen het e-loket.
2. De indiener van de projectaanvraag is een voor het werkingsjaar 2025 gesubsidieerde unisportfederatie, die ook voor het werkingsjaar 2027 in aanmerking komt voor een algemene werkingssubsidie.
3. Er kan maximaal één project per unisportfederatie worden ingediend.
4. Het project past binnen de vooropgestelde doelstelling van deze projectoproep (zie punt 1). Een project dat niet past binnen die doelstelling, wordt dus als niet ontvankelijk beschouwd.
5. Het project loopt tijdens het werkingsjaar 2027, en eventueel ook tijdens werkingsjaar 2028. Uit het ingediende dossier blijkt dat het project ten laatste opgestart zal worden op 1 maart 2027.
6. De sportfederatie beschikt over een uitgewerkt theoretisch sportmodel dat minstens volgende elementen omvat:
   • het hebben van een holistische visie op een optimaal sportaanbod (sportmodel - ‘de juiste prikkels op het juiste moment’) binnen de sporttak met inbegrip van:
     • ontwikkelings- en leerlijnen op tactisch en technisch vlak;
     • fysieke ontwikkelings- en leerlijnen;
     • mentale ontwikkelings- en leerlijnen;
     • prestatie- en ontwikkelingslijnen in lijn met de doelstellingen van het Vlaams Topsportbeleid (TSAPV en VI).
   • het sportmodel mag, maar hoeft nog geen, mentale ontwikkelings- en leerlijnen te bevatten. Indien de sportfederatie hierover nog niet beschikt, dient ze een plan van aanpak toe te voegen waarin ze aangeeft hoe en wanneer ze met mentale ontwikkelings- en leerlijnen aan de slag zal gaan (tijdens de aangevraagde projectperiode). De theoretische ontwikkeling van de mentale leerlijnen kan niet als gesubsidieerde kost binnen deze projectoproep ingediend worden;
   • de bovenstaande vermelde visie moet opgemaakt zijn op basis van onderbouwde informatie en met betrokkenheid van diverse actoren;
   • het sportmodel moet najaar 2026 reeds gekend zijn bij de clubs. Het is vertaald in leesbare informatie die structureel beschikbaar is voor de clubs.

In welke mate zijn je keuzes binnen het project gebaseerd op een analyse, leidt dit tot een duidelijke projectvisie en past deze projectvisie binnen de totaalvisie van de sportfederatie?

 De beoordeling focust op de mate waarin je onderstaande elementen invult:

• Analyse maken: Maak een gerichte analyse van de belangrijkste knelpunten of kansen richting een optimale ontwikkeling van de sporter: gebruik relevante gegevens (bv. leden- en deelnamecijfers, evoluties bij sporters, bevragingen van stakeholders, evaluaties sportaanbod, kwaliteit trainingen, clubscreenings, etc.)

• Keuzes motiveren: Toon aan dat je keuzes logisch en strategisch zijn in functie van de optimale ontwikkeling van sporters (ontwikkelingsfase(n) sportmodel, discipline(s), doelgroep(en), etc.) en waarom net deze keuzes essentieel zijn om het niveau van de sporters te verhogen.
• Strategisch kaderen: Maak duidelijk waarom dit project nu prioritair/noodzakelijk is binnen de federatiestrategie en hoe dit verankerd zal worden binnen de totaalvisie.

In welke mate realiseert het project, via implementatie van het sportmodel in de praktijk, een relevant en meetbaar verschil in de optimale ontwikkeling van sporters? Waarbij het projectplan duidelijkheid geeft over:

• Welke impact beoogd wordt tijdens en na de projectsubsidie
• Hoe deze impact zich vertaalt op verschillende niveaus:
  • intermediaire doelgroep (clubs, trainers, etc.) --> Output (projectdoelen): gerealiseerde producten, deelnemende clubs, opgezette structuren, geïmplementeerde methodieken, etc.
  • uiteindelijke doelgroep (sporters) --> Outcome (praktijkdoelen):

bereikte sporters, aantoonbare niveauverbetering, beoogde focusperiode binnen de sportloopbaan, optimalisatie sportpraktijk, verbeterde ontwikkelingsprocessen, etc.

De beoordeling focust op de mate waarin je onderstaande elementen invult:

• Impact benoemen: Benoem concreet welke veranderingen of verbeteringen de sporters zullen ervaren in welke fase (periode) van hun ontwikkeling (bv. kwaliteit van training en begeleiding, ontwikkelingskansen, prestatieniveau, aangepast competitief aanbod, continuïteit in ontwikkeling, etc.). Maak duidelijk welk verschil dit oplevert voor de sporter tegen het einde van de projectduur én de periode daarna.
• Doelstellingen formuleren: Formuleer onderbouwde doelen die beschrijven wat het project realiseert om deze beoogde impact te bereiken. Deze doelen dragen bij aan het verhogen van het niveau van de sporters, in kwaliteit en kwantiteit. Kies realistische en ambitieuze doelen die, op basis van de gemaakte keuzes, de grootste impact hebben op de ontwikkeling van sporters.
• Meetbaarheid impact: Maak de beoogde impact meetbaar aan de hand van duidelijke indicatoren gekoppeld aan de geformuleerde doelen (bv. bereik, kwaliteit, structurele verandering, continuïteit, etc.). De meetbaarheid van de beoogde impact kan betrekking hebben op de periode tijdens én na de projectsubsidie, in het bijzonder voor outcome. Duid aan welke output en outcome tijdens de projectduur wordt gerealiseerd en welke impact pas na afloop wordt verwacht.    
• Duurzame verankering: Beschrijf hoe de gerealiseerde impact wordt bestendigd na de subsidieperiode. Toon aan hoe producten, methodieken en structuren gelinkt aan het sportmodel duurzaam worden ingebed in de werking (bv. in opleidingen, clubs, aanbod, beleidskeuzes, etc.) en welke personele, financiële en organisatorische middelen structureel behouden blijven.

In welke mate biedt het plan van aanpak voldoende garanties dat de geformuleerde doelen en de beoogde impact effectief en kwaliteitsvol zullen gerealiseerd worden?

Het plan van aanpak is high level, beknopt en logisch opgebouwd. Een verder uitgewerkt actieplan is niet vereist voor beoordeling en wordt pas na goedkeuring uitgewerkt en voorgelegd aan Sport Vlaanderen (zie punt 4).

De beoordeling focust op de mate waarin je onderstaande elementen invult:

• Methodiek en mijlpalen: Beschrijf de gekozen methodiek(en) en mijlpalen van het project en maak duidelijk hoe deze stapsgewijs bijdragen aan het realiseren van de vooropgestelde doelen. Geef aan hoe de aanpak toelaat om de impact ook na de projectsubsidieperiode verder te realiseren of versterken.
• Projectteam, draagvlak en betrokkenheid: Omschrijf het projectteam en de relevante competenties. Ga kort in op de eventuele inzet van externe expertise. Toon aan dat er voldoende draagvlak is (of zal gecreëerd worden), zowel intern (bestuur, medewerkers, etc.), als extern (sportclubs, sporters, etc.). Maak duidelijk hoe relevante actoren worden betrokken bij de opmaak, implementatie en evaluatie van het project.
• Opvolging en bijsturing: Beschrijf het proces en de gebruikte tool(s) om de voortgang van het project en de impact op te volgen. Licht toe hoe er op basis van deze opvolging tijdig kan worden bijgestuurd om de kwaliteit en effectiviteit van het project te waarborgen.
• Goede praktijken: Beroep doen op, waar relevant en beschikbaar, sterke voorbeelden uit binnen- en buitenland in de uitwerking/uitvoering van dit project is een meerwaarde: welke inzichten/lessen worden meegenomen naar de eigen situatie en welke elementen integreer je in jullie project om tot een goede implementatie te kunnen komen.

In welke mate is de begroting logisch afgestemd, realistisch en in verhouding met de beoogde impact en het plan van aanpak van het project?

De beoordeling focust op de mate waarin je onderstaande elementen invult:

• Samenhang tussen aanpak, impact en middelen: Sluit de begroting logisch aan bij het plan van aanpak en de doelen? Zijn de voorziene middelen duidelijk gekoppeld aan de geplande activiteiten en de beoogde impact?  
• Een realistische en haalbare begroting: Is de begroting realistisch opgebouwd in functie van de projectduur, de geplande activiteiten en de beschikbare personele en organisatorische capaciteit? Is de uitvoering van het project haalbaar binnen de opgegeven middelen?
• Verhouding kosten en impact: Staan de kosten in verhouding met de beoogde impact? Zijn werklast, personeelsinzet en andere projectkosten in balans met de verwachte output/outcome?

1. brutosalaris projectmedewerkers
2. RSZ-werkgeversbijdrage projectmedewerkers
3. eindejaarspremie en vakantiegeld projectmedewerkers
4. dienstverhuringskosten voor projectmedewerkers
5. verplaatsingskosten projectmedewerkers
6. kosten voor informatie, communicatie en promotie
7. kosten verbonden aan de duurzame implementatie van het sportmodel
8. afschrijvingen en specifieke kosten, noodzakelijk voor de kwaliteitsvolle uitvoering van het project waarvoor het agentschap Sport Vlaanderen voorafgaand zijn schriftelijk akkoord heeft gegeven.

• Gadgets of andere vormen van beloning voor deelname aan activiteiten, evenementen en organisaties met betrekking tot dit project.
• Kosten met betrekking tot de organisatie van provinciale, Vlaamse, Belgische en internationale kampioenschappen. 
• Kosten met betrekking tot internationale, nationale, regionale en provinciale selecties/deelnames.
• Kosten met betrekking tot de ontwikkeling of organisatie van VTS-opleidingen.
• VTS-werkingskosten:
  • Praktische organisatie van cursussen (inclusief vergoedingen voor docenten, cursusverantwoordelijken, auteurs, accommodatie, basispromotie via socials/website/mail, etc.)
  • Denkcelvergaderingen (inclusief opleidingsplan), interne werkvergaderingen en klassieke docentenvergaderingen i.f.v. de jaarlijkse opleidingen
  • Kledij voor docenten
  • ⁠Aankoop hardware/fysiek materieel in functie van VTS-opleidingen
• Het individueel financieel (bv. terugbetaling) of materieel belonen voor het volgen van VTS-opleidingen (te lage beleidsmatige impact en duurzaamheid).
• De aankoop van (sport)materiaal voor VTS-cursussen.
• Het extra vergoeden van docenten/extra aanstellen van docenten bovenop de bestaande vergoeding/docent voor het geven van VTS-cursussen.

Je gebruikt een afzonderlijke analytische code voor dit project.
Indien jouw project deelprojecten omvat, dien je voor de deelprojecten een aparte begroting in of maak je een duidelijk onderscheid tussen de kosten binnen jouw begroting. Het moet steeds helder zijn welke kost onder welk deelproject valt. Voor elk deelproject maak je ook een aparte analytische code aan.

Indien jullie project een verplichte cofinanciering van 20% bevat, maak dan zeker een begroting voor het totaalbudget (gevraagde subsidie + bedrag cofinanciering) op. Hou er rekening mee dat onder dat totaalbudget enkel subsidieerbare kosten geplaatst mogen worden.

Er kan geen financiële overlapping zijn met andere ondersteuningsvormen (bv. VTS-werkingskosten) vanuit Sport Vlaanderen of projectsubsidies (bv. beleidsfocus professionalisering trainersbeleid). Afschrijvingen dienen te gebeuren conform de geldende verenigingswetgeving, de boekhoudkundige verplichtingen en de fiscale afschrijfmethoden, die van toepassing zijn op je organisatie.

Elke federatie dient haar dossier in via het het subsidieplatform binnen het e‑loket, uiterlijk op 10 september 2026.  

Op basis van de voorwaarden omschreven in punt 2 beoordeelt Sport Vlaanderen de ontvankelijkheid.

Vervolgens worden de ontvankelijke dossiers inhoudelijk en financieel beoordeeld door Sport Vlaanderen, die daarbij beroep kan doen op experten (met bijvoorbeeld expertise op vlak van sportbeleid, breedtesport, topsport, en sportmodellen). Sport Vlaanderen zal op basis van de bovenvermelde beoordelingscriteria (zie punt 3) een rangschikking opmaken op basis van de behaalde score op de beoordelingscriteria.  

Sport Vlaanderen kan ervoor kiezen de sportfederatie al dan niet te horen of specifieke vragen tot verduidelijking stellen. Deze contactopname zal door Sport Vlaanderen gebeuren.

Projecten met een totale score onder 50/100 worden niet mee opgenomen in de rangschikking, Dat geldt ook voor projecten die op één van de beoordelingscriteria minder dan de helft scoren.

Sport Vlaanderen bezorgt finaal haar (inhoudelijk en financieel) advies aan de minister van Sport. Dat advies omvat onder andere de rangschikking van de projecten, het inhoudelijk advies en het financieel advies, met inbegrip van het maximaal geadviseerde subsidiebedrag per project (dewelke kan afwijken van het aangevraagde subsidiebedrag, bijvoorbeeld doordat geadviseerd wordt om bepaalde kosten niet of voor een lager aandeel te aanvaarden of doordat geadviseerd wordt om voor bepaalde projecten slechts een bepaald percentage van het aangevraagde subsidiebedrag toe te kennen).

De toekenning van de subsidie gebeurt door de Vlaamse minister bevoegd voor Sport. De subsidieaanvragers worden ten laatste op 15 januari 2027 op de hoogte gebracht, waarna de projecten uiterlijk op 1 maart 2027 van start moeten gaan.

Bij de toekenning van de steun door de minister van Sport zal per sportfederatie een subsidiebesluit opgemaakt worden waarin alle bepalingen en eventuele specifieke modaliteiten omtrent de toegekende subsidie opgenomen zullen worden, waaronder desgevallend voorwaarden die moeten worden opgenomen in het in te dienen actieplan.

De sportfederaties met een toegekende projectsubsidie moeten vervolgens op basis van het ingediend en goedgekeurd project hun visietekst/plan van aanpak concretiseren tot een actieplan dat ten laatste op 1 april 2027 aan Sport Vlaanderen wordt bezorgd. Sport Vlaanderen geeft haar akkoord op dit actieplan en desgevallend opmerkingen of bindend advies tot bijsturing. Sport Vlaanderen kan voor haar beslissing een beroep doen op experten. Na akkoord van Sport Vlaanderen kan de sportfederatie het actieplan realiseren.

In te dienen tegen 10 september 2026

1. Projectplan: beknopt (max. 10 bladzijden) en duidelijk

• Een gerichte analyse van de belangrijkste knelpunten of kansen richting een optimale ontwikkeling van de sporter (minimum de kern gaat in het projectplan, uitgebreide info kan in bijlage).
• De inhoudelijke omschrijving van de projectvisie.
• Beoogde impact en doelstellingen.
• Plan van aanpak met methodiek en mijlpalen, tools voor procesopvolging en -bijsturing en het projectteam (verantwoordelijken en andere betrokkenen)

2. Begroting met geplande kosten en inkomsten per werkingsjaar (2027 en desgevallend 2028), inclusief analytische codes. Indien er met deelprojecten wordt gewerkt dient dit duidelijk in de begroting zichtbaar te zijn

3. Het sportmodel van de sportfederatie (verplicht als bijlage op te laden)

4. Eventueel: extra relevante documenten in bijlage

In te dienen tegen 1 april 2027

5. Voor de goedgekeurde/gesubsidieerde dossiers: het uitgewerkt actieplan

Als algemeen principe wordt gesteld dat de uitkering van de subsidieschijven door Sport Vlaanderen de volgende uitbetalingsmodaliteiten zal volgen:

• Een eerste voorschot van 45% wordt na ondertekening van het subsidiebesluit (door de minister van Sport) uitbetaald. Indien het een projectsubsidie van 1 werkingsjaar (2027) betreft wordt er na ondertekening van het subsidiebesluit meteen 90% uitbetaald.
• Als het een projectsubsidie van 2 werkingsjaren betreft: een tweede voorschot van 45% wordt uitbetaald ten laatste op 1 februari 2028.
• Een saldo van maximaal 10% wordt uitbetaald na goedkeuring van het eindverslag (inhoudelijk en financieel).
• Tussen 1 december 2027 en 1 maart 2028 zal een tussentijdse evaluatie volgen. Sport Vlaanderen zal hiervoor contact opnemen met de unisportfederatie. Deze evaluatie gebeurt via een overlegmoment.
• Het eindverslag (inhoudelijk en financieel) wordt ten laatste op 1 april 2029 bezorgd aan Sport Vlaanderen. Indien het project slechts loopt over één werkingsjaar (2027), wordt het eindverslag op 1 april 2028 aangeleverd.
• Het inhoudelijk eindverslag omvat de bespreking van de realisatie van de doelstellingen, een omschrijving van de realisaties met betrekking tot dit project en een bespreking van de wijze waarop de federatie na de subsidieperiode aan dit project zal verder werken.
• Het financiële deel van het eindverslag bestaat per werkingsjaar uit het analytische grootboek en een overzicht van de gepresteerde VTE door de projectmedewerkers.
• Het uiteindelijk toegekende bedrag kan niet hoger zijn dan de aangetoonde en aanvaarde kosten. Indien de kosten lager zijn dan de reeds betaalde subsidie, wordt het niet bestede deel van de betaalde voorschotten teruggevorderd.

Om de controle over de besteding van de projectsubsidie te voeren, kunnen er, indien nodig extra verantwoordingsstukken opgevraagd worden. Sport Vlaanderen kan op elke moment (bijkomende) verantwoordingsstukken opvragen om een controle te voeren in functie van de besteding van deze projectsubsidie.